W jaki sposób sformułować treść zaproszenia na ważną i oficjalną uroczystość? Czy charakter organizowanej przez nas imprezy powinien mieć wpływ na układ miejsc siedzących? O czym pamiętać, kiedy zdecydujemy się przygotować na mowę, którą ewentualnie wygłosi osoba reprezentująca gospodarzy uroczystości?

Organizując ważną uroczystość, skupiamy się zazwyczaj na najważniejszych elementach przygotowania: stworzeniu listy gości, wynajmie i aranżacji sali, sporządzeniu menu, a także na atrakcjach dodatkowych. Sytuacja zaskakuje nas jednak wtedy, kiedy w gorących momentach przychodzi nam zmierzyć się ze szczegółami: zaproszeniami, ustawieniem miejsc siedzących, czy np. z czasem na ewentualne przemówienie osoby reprezentującej gospodarzy (albo gości). Poniżej podajemy kilka ważnych wskazówek, które pozwolą nam w porę uniknąć trudności i nieporozumień.

Zaproszenia
Zaproszenia, które mamy zamiar wysłać gościom, powinny mieć starannie przygotowaną treść. Warto bowiem podać w nich nie tylko okazję, miejsce, datę i godzinę spotkania, ale także preferowaną odzież (jeżeli np. spotkanie ma charakter plenerowy i swobodny), a nawet możliwości parkowania samochodów oraz trasę dojazdową (jeśli impreza odbywa się w mało znanym obiekcie poza miastem). Uważajmy jednak przy wypisywaniu formuły: „Zapraszamy Panią/ Pana X wraz z małżonkiem/ małżonką” – szczególnie w okolicznościach wyjątkowo oficjalnych uroczystości o charakterze służbowym. Sytuacja stanie się niewygodna, jeżeli zaproszenie z takim zapisem trafi do osoby stanu wolnego lub do kogoś, kto pozostaje w separacji. Lepiej więc umieścić w zaproszeniu informację: „Zapraszamy Panią/ Pana X wraz z osobą towarzyszącą”. Przy okazjach prywatnych (np. w przypadku ślubów i wesel) o ile to możliwe posługujmy się w zaproszeniach pełnymi imionami i nazwiskami gości. Jeżeli zapraszamy kogoś z towarzyszem, którego nie znamy, spytajmy o niego wcześniej: umieszczanie na zaproszeniach na okazje pozasłużbowe formuły „zapraszamy wraz z osobą towarzyszącą” wydaje się pretensjonalne. Czyńmy więc tak jedynie w sytuacjach wyjątkowych – kiedy np. nasz gość decyduje się na towarzysza lub towarzyszkę w ostatniej chwili.

Miejsca siedzące
Przygotowując miejsca siedzące zawsze powinniśmy uwzględniać charakter spotkania. Różne okazje wymagają bowiem różnego ustawienia krzeseł. Konferencje i wykłady, na które zaproszono przynajmniej kilkadziesiąt osób, powinny odbywać się w pomieszczeniach o szeregowym układzie miejsc siedzących – to najbardziej ekonomiczne rozwiązanie (na stosunkowo niewielkiej powierzchni jesteśmy bowiem w stanie pomieścić ich wiele). Spotkania bardziej kameralne, w czasie których będziemy dyskutować – np.: debaty, seminaria, imprezy rocznicowe i rodzinne – organizuje się zazwyczaj w pomieszczeniach o usytuowaniu stołów i krzeseł w kształcie litery U. Szkolenia, na które zaproszono kameralne grono osób, można prowadzić w salach o tzw. układzie warsztatowym (krzesła w okręgu). Pamiętajmy o zasadzie, zgodnie z którą mniej oficjalne ustawienie miejsc siedzących (np. w tzw. podkowę, a także wtedy, kiedy krzesła usytuowane są po obu stronach stołów) wywołuje u gości chęć nawiązywania rozmów i zacieśniania kontaktów.

Czas na mowę
Zawsze warto przygotować się na ewentualność, że ktoś z gospodarzy lub gości (w ostatniej chwili – nie konsultując tego z innymi) zechce wygłosić mowę powitalną albo podziękowanie. Jeżeli takich osób będzie więcej, pamiętajmy, że oficjalne słowa powinien w pierwszej kolejności wypowiedzieć najważniejszy rangą przedstawiciel gospodarzy spotkania (tak nakazuje etykieta). Przygotowując się więc na taką ewentualność, zaproponujmy odpowiednie miejsce, z którego będzie można przemówić do gości, a nawet zorganizujmy mikrofon (jeżeli w sali znajdzie się kilkadziesiąt lub kilkaset osób).