Listy elektroniczne stały się w ostatnich latach najpopularniejszą formą korespondencji – zarówno w relacjach zawodowych, jak i w życiu prywatnym. Okazuje się jednak, że w wielu sytuacjach nadal zastanawiamy się nad formą i stylem. W korespondencji elektronicznej obowiązują nas pewne reguły rozpoczynania oraz kończenia listów.

Dużo mówi się ostatnio o tzw. netykiecie. Reguluje ona dobre obyczaje w Internecie – w tym w korespondencji elektronicznej. Pisanie listów e-mailowych to forma nowoczesna, o krótkiej historii – nie znaczy to jednak, że dozwolone są w jej przypadku wszelkie możliwe reguły. W korespondencji elektronicznej obowiązują nas pewne formy, o których warto wiedzieć i do których warto się stosować. W jaki sposób rozpoczynać e-maile? Dlaczego z naszego języka powinniśmy wykreślić formę „Witam”, która z niewiadomego powodu zrobiła karierę i uważana jest przez wiele osób za najlepszą i najbardziej uniwersalną? Jak kończyć listy elektroniczne? Polecamy lekturze nasz praktyczny przewodnik e-mailowy.

Sposoby rozpoczynania e-maili

Unikaj formy „Witam”, która brzmi bezosobowo i może sugerować brak szacunku do adresata. Wiele osób właśnie tak rozpoczyna listy elektroniczne, wychodząc (jak się domyślamy) z założenia, że w ten sposób podkreśla partnerski stosunek do drugiej strony – niestety nie jest to prawdą. Forma „Witam”, wymyślona prawdopodobnie przez informatyków, którzy jako pierwsi pisali e-maile, już dawno została skrytykowana przez polonistów i ekspertów dobrych obyczajów. Pamiętajmy, że witać może jedynie osoba, która jako gospodarz przyjmuje kogoś w swoich progach, a nie nadawca listu. Wykreślmy więc tę formę z naszego e-mailowego słownika – nie narażajmy się na posądzenie nas o to, że jesteśmy nieuprzejmi, aroganccy albo źle wychowani.

Używaj zwrotów „Szanowna Pani” lub „Szanowny Panie” wtedy, kiedy piszesz w tonie formalnym. Taki wstęp brzmi tradycyjnie i konserwatywnie. Jest najpopularniejszą w Polsce formułą rozpoczynającą listy, jednak w przypadku nowoczesnej korespondencji elektronicznej może wydawać się trochę przestarzała. Wymienione zwroty stosujmy więc w e-mailach do osób, które nie znamy bądź które darzymy ogromnym szacunkiem.

Możesz stosować formę wzbogaconą o tytuł lub stanowisko adresata. Formuły typu: „Szanowny Panie Profesorze”, „Szanowna Pani Prezes”, stosujemy wtedy, kiedy chcemy wyrazić szacunek lub np. podkreślić zależności służbowe.

Nie unikaj w nagłówku listu imienia adresata – pod warunkiem, że łączy was pewna zażyłość. Form typu: „Szanowna Pani Anno”, „Szanowny Panie Janie”, używaj wtedy, kiedy znasz tę osobę i np. kontaktujesz się lub współpracujesz z nią już od jakiegoś czasu. Jeżeli nie znasz adresata, nie używaj w nagłówku listu jego imienia, ponieważ takie zachowanie robi wrażenie spoufalania się.

Dobrą formułką rozpoczynania listów elektronicznych jest „Dzień dobry”. Sprawdza się w kontaktach partnerskich – mniej formalnych. Stopniowo staje się najpopularniejszym początkiem listów elektronicznych, wysyłanych w życiu zawodowym oraz w relacjach prywatnych. Warto jednak uczynić tę formułkę bardziej osobistą, poprzez jej rozwinięcie o tytuł lub imię adresata – np.: „Dzień dobry, Pani Dyrektor”, „Dzień dobry, Panie Janie”.

W korespondencji prywatnej dozwolona jest większa swoboda. Listy kierowane do naszych przyjaciół, członków rodziny czy kolegów zaczynać możemy mniej formalnie  – np. przy pomocy form: „Kochana Anno”, „Drogi Janie”, „Cześć” lub „Hej”.

W jaki sposób zakończyć list elektroniczny

Używaj zwrotów „Pozdrawiam” lub „Z pozdrowieniami” wtedy, kiedy piszesz w tonie neutralnym. Jest to najpopularniejsza formuła kończąca list. Ma poprawny i neutralny wydźwięk, a dodatkowo podkreśla uprzejmość nadawcy. Wymienionych powyżej zwrotów możemy używać w wielu różnych sytuacjach – zarówno biznesowych, jak i prywatnych.

Unikaj formy „Pozdrawiam serdecznie” w listach kierowanych do osób, których nie znasz (lub znasz bardzo słabo) – np. w korespondencji seryjnej (m.in. o charakterze promocyjnym). Bywa, że listy elektroniczne, jakie wysyłają do nas obce osoby (z którymi nie mieliśmy nawet okazji porozmawiać telefonicznie), kończone są zwrotem „Pozdrawiam serdecznie”. Takie sytuacje niektórych adresatów śmieszą, u innych wywołują zażenowanie. Serdeczne pozdrowienia nie dziwią, jeśli przesyłamy je tym, z którymi łączą nas dobre, dłuższe i partnerskie relacje – w  innych przypadkach wystarczą neutralne.

Stosuj formuły: „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem” wtedy, kiedy korespondujesz z osobą o wysokim prestiżu zawodowym. Dzięki temu podkreślasz szacunek do adresata. W przypadku partnerskich i bardziej nieformalnych kontaktów kończ list w sposób neutralny – np. z pomocą formuł „Pozdrawiam” lub „Pozdrawiam serdecznie”.

Warto zapamiętać, czyli zestawienie najważniejszych reguł rozpoczynania i kończenia listów elektronicznych

• Wykreśl ze swojego e-mailowego słownika formę „Witam”.
• Zaczynając listy formalne, używaj fraz: „Szanowna Pani”, „Szanowny Panie”.
• Pisząc mniej formalne e-maile, używaj form: „Dzień dobry Pani”, „Dzień dobry Panu”.
• Jeżeli dobrze znasz adresata, możesz rozpocząć list elektroniczny słowami: „Szanowna Pani Anno”, „Dzień dobry, Panie Janie”.
• Chcąc wyrazić szacunek lub podkreślić zależności służbowe, używaj fraz: „Szanowna Pani Prezes”, „Szanowny Panie Profesorze”.
• Z pomocą form „Pozdrawiam” oraz „Z pozdrowieniami” kończ e-maile o neutralnym charakterze.
• Używaj frazy „Serdecznie pozdrawiam”, kiedy znasz adresata i kiedy łączą was dobre relacje.
• Stosuj formuły „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem” w korespondencji z osobami o wysokim prestiżu zawodowym.