Listy elektroniczne wypierają (a może już wyparły) tradycyjną korespondencję. Ceniąc sobie wygodę i oszczędność czasu, chętnie piszemy e-maile: zarówno służbowe, jak i prywatne. Zadajemy sobie jednak wiele pytań dotyczących zasad, jakie rządzą korespondencją elektroniczną. W jaki sposób pisać uprzejme i eleganckie e-maile?
W artykule „Dobre obyczaje a korespondencja: Jak zaczynać i kończyć e-maile” pisaliśmy o pewnych regułach panujących w tej kwestii. Omówiliśmy zasady związane z rozpoczynaniem oraz kończeniem listów elektronicznych. Tym razem zajmujemy się zagadnieniem sposobu pisania oraz stylu e-maili. W jaki sposób wysyłać uprzejme oraz eleganckie listy elektroniczne? Dlaczego warto poświęcić kilka słów na kurtuazyjny wstęp? Jaką rolę pełnią w e-mailach słowa podziękowania? Dlaczego należy unikać żargonu (np. zawodowego), a także słów i fraz obcego pochodzenia? Jaki styl jest w korespondencji elektronicznej wskazany? Zapraszamy do lektury.
Kurtuazyjny wstęp
W służbowym liście elektronicznym nie zawsze musimy od razu przechodzić do sedna, czyli do spraw zawodowych. Możemy sobie pozwolić (od czasu do czasu) na bardziej osobisty wstęp – szczególnie, jeżeli z adresatem łączą nas dłuższe czy bliższe relacje. W okresie urlopowym można np. napisać: „Mam nadzieję, że urlop się udał.”, „Właśnie wróciłem z urlopu, więc z energią przystępuję do swoich obowiązków.” Pamiętajmy jednak o tym, aby w żadnym wypadku nie rozpisywać się na ten temat oraz nie pytać o szczegóły (np. o miejsce urlopu czy sposób spędzania świąt). W relacjach zawodowych wystarczy wymiana uprzejmości – szczegóły pozostawmy do wiadomości rodziny i przyjaciół.
Słowa podziękowania
Zawsze warto pamiętać o słowach podziękowania. Świadczą one o uprzejmości, której nigdy nie warto szczędzić. Dziękujmy więc za otrzymywane e-maile oraz za dołączone do nich dokumenty (np. projekty umów, sprawozdania itp.). Róbmy to zarówno w korespondencji służbowej, jak i w listach prywatnych. Odbiorcy będzie miło, jeżeli podziękujemy mu już w pierwszym zdaniu listu. Poza tym warto pamiętać, że uprzejmość, którą obdarowujemy innych, zazwyczaj do nas wraca.
Język korespondencji elektronicznej
Ważny jest także styl, w jakim piszemy listy elektroniczne. Oznacza to, że warto zwrócić uwagę na język, jakim się posługujemy w e-mailach. Mile widziany jest zwięzły styl oraz sposób pisania zbliżony do języka mówionego, tzn. nienapuszony, swobodny, niezbyt formalny. Nie oznacza to oczywiście, że można pisać w sposób niechlujny czy niestaranny. W korespondencji elektronicznej należy unikać górnolotnych stwierdzeń: pamiętajmy, że e-maile są mniej formalne od tradycyjnych listów.
Duże i małe litery
Nie należy stosować w dłuższych fragmentach tekstu jedynie dużych liter. Taki sposób pisania jest wyjątkowo nieelegancki. Powoduje także dyskomfort u odbiorcy oraz spowalnia tempo czytania. Uważa się, że taki tekst krzyczy do odbiorcy, więc można pisać w ten sposób informacje wyjątkowo istotne bądź pilne. Nie jest to jednak prawdą.
Żargon i obce słownictwo
Zdarza się, że osoby pochłonięte sprawami zawodowymi tak zapominają się w korespondencji, że używają w niej pojęć niezrozumiałych dla osób spoza branży. Unikajmy takich sytuacji. Doprowadzić mogą one przecież do wielu nieporozumień. Podobnie jest w przypadku słów pochodzenia obcego (głównie angielskiego), nadużywanych w pewnych kręgach zawodowych. Jeżeli istnieje polski odpowiednik, zastąpmy nim obcobrzmiącą frazę. W ten sposób pokazujemy szacunek do języka ojczystego.
Błędy i literówki
Wyjątkowo irytujące są błędy ortograficzne i gramatyczne, a także tzw. literówki, które pojawiają się w korespondencji e-mailowej. Niestety, nie wszystkie programy pocztowe podkreślają je na czerwono, więc nie można szybko ich wyłapać. Przed wysłaniem e-maila do nadawcy raz jeszcze przeczytajmy go po to, aby znaleźć (oraz poprawić) ewentualne błędy.
Warto zapamiętać
Ponieważ niektóre wskazówki warto wziąć sobie do serca (szczególnie, jeżeli z pewnymi sytuacjami mamy problemy), więc poniżej prezentujemy skrótowe zestawienie najważniejszych reguł, opisanych w tym artykule.
To, co niewskazane w korespondencji elektronicznej
-Górnolotne stwierdzenia, których już nie używa się w języku mówionym.
-Żargon zawodowy w korespondencji z osobą spoza branży.
-Słowa pochodzenia obcego w sytuacji, kiedy dysponujemy określeniem polskim.
-Pisanie dłuższych fragmentów tekstu jedynie dużymi literami.
-Błędy ortograficzne i gramatyczne, a także tzw. literówki.
To, co mile widziane w listach e-mailowych
-Kurtuazyjny wstęp, świadczący o uprzejmości nadawcy listu.
-Podziękowania – zarówno na początku, jak i w treści e-maila.
-Zwięzły styl.
-Sposób pisania zbliżony do języka mówionego.
-Stosowanie polskich słów oraz fraz ojczystego pochodzenia.
-Pisanie korespondencji w sposób tradycyjny, czyli używanie zarówno małych, jak i dużych liter (zgodnie z regułami ortografii).
